El refrán “quien mucho abarca, poco aprieta” refleja una realidad que muchas empresas enfrentan en la actualidad: no poder controlar cada proceso. Las que tienen presencia física y digital sienten en ocasiones que están manejando más de lo que pueden realizar, pero gran parte de esta creencia se debe a que deben delegar tareas a muchos colaboradores.
A pesar de que el trabajo en equipo es un concepto clave para una empresa, cuando el número de involucrados es enorme, para un jefe puede ser casi imposible seguirle el paso. Y es ahí cuando comienzan los problemas: no saber cómo controlar el trabajo de las personas.
Un problema silencioso con grandes consecuencias
En este tipo de escenarios laborales, la dependencia es el factor predominante – y el más peligroso. No hay personas que colaboran codo a codo, sino empleados que realizan una labor. El dilema radica cuando una empresa pasa a depender del trabajo de alguien más, de los reportes que emita y hasta sus sesgos, los cuales no solo pueden influir en la ejecución de sus tareas, sino también sus acciones.
Por ejemplo, si un grupo de empleados se encargan de gestionar los reclamos que hacen los clientes en las redes sociales de la marca y no generan reportes de las quejas, esta información no será utilizada a favor. Mucho menos se podría crear una base de datos con las distintas soluciones que se le puede otorgar a un consumidor molesto.
Entonces, ¿qué hacer? En definitiva, el primer paso es identificar el problema. Dónde está el foco de atención, aquello que no está funcionando. Y el segundo paso, sería buscar una solución. Pero, ¿cuál?
La respuesta es simple.
La tecnología es la solución para tu control
La automatización de procesos es algo que se ha ido incrementando desde la industrialización, y en la era digital el crecimiento tecnológico ha llegado a niveles inimaginables.
En la actualidad una empresa puede fabricar productos con maquinaria robótica con soporte de sistemas automatizados e inteligentes que supervisan y controlan los procesos. Así como también es posible llevar el control de las finanzas, métricas, llevar registros computarizados del flujo de venta y muchas otras cosas más desde un solo medio.
La tecnología sumada a tu equipo humano
La regla de oro para que las empresas progresen en 2021 (sin repetir los errores de años anteriores) es adoptar la tecnología. En el mercado hay una infinidad de opciones que una empresa puede tomar, ya sea por medio de equipos, dispositivos o hasta aplicaciones móviles o software especializado y mucho más.
La cuestión es determinar qué se necesita para solucionar el problema. Y, posteriormente, determinar cuál es la mejor alternativa.
El control de métricas ayuda a la confianza
¿Cómo puedes saber que los protocolos de tu empresa están siendo seguidos en cada uno de tus canales de venta? Puedes confiar en los diferentes reportes de los responsables, pero siempre está esa sensación de no estar del todo seguro. Implica confianza.
¿Solución? Equipa a tu personal para que pueda reportar en tiempo real el cumplimiento de los requerimientos que sean fundamentales para el buen servicio de tu marca. Desde procesos de limpieza, de stock, atención al cliente, mercadería.
Tecnología con propósito
Con los siguientes consejos podrás elegir sabiamente qué tipo de tecnología necesita tu negocio:
· Ubica los procesos que requieran un control específico y detallado. Por ejemplo, la gestión de reclamos.
· Determina si es posible capacitar a tu personal para usar herramientas digitales de bajo costo, como, por ejemplo, aplicaciones para gestionar proyectos.
· Verifica que la tecnología pueda perdurar con el tiempo, o por lo menos por 2 o 3 años como mínimo.
· Asegúrate que estos sistemas incluyan alertas que sirvan como indicador en caso de que haya un problema que necesiten tu atención inmediata.
Da el primer paso. Anticípate al problema
¡La mejor estrategia para ganar el juego es anticiparse al problema!
Por regla general, las empresas que manejan múltiples canales de venta, tanto físicos como digitales, pueden terminar descuidando alguna de ellas. A pesar de hacer todo lo posible y solicitar personal capacitado para evitar este problema, siempre existe la posibilidad que alguna de las labores quede a la deriva.
Para evitar que la experiencia de tu marca se vea afectada por aspectos subjetivos de tus colaboradores, debes tener un sistema de monitoreo de actividades. Sin importar el canal en el que se encuentre y el tiempo. La idea es atacar el problema en el momento.
Controlar los distintos canales de tu negocio: la forma correcta
La forma más efectiva y rápida de hacerlo es con la ayuda de una aplicación que centralice los diferentes protocolos que cada responsable de cada canal tenga que reportar a diario.
Por ejemplo, Global Check es una herramienta multidispositivo que pueda administrar cada canal de forma individual, teniendo en cuenta las cualidades que esta tiene y el tipo de reporte que necesita.
Cada colaborador tendrá en su teléfono, tablet o computador una serie de requisitos que reportar para que tú puedas estar tranquilo con el la pega está hecha. Es generar una rutina fácil de reporte en tiempo real que te permitirá tener un panorama general de todos tus canales en un mismo dashboard.
Los tiempos se han acelerado y los problemas de tu marca necesitan soluciones rápidas para no dañar tu reputación. Si algo sale mal, el sistema de alertas te avisará de inmediato para que puedas tomar acción.
No pierdas de vista la visión general de tu marca
Las empresas que cuenta con múltiples presencias (una tienda física y un e-commerce, un caso común), suelen pasar por alto muchos detalles importantes, los cuales pueden filtrarse por una mala gestión de un empleado, la falta de atención hacia un reclamo o hasta por algo tan simple como no saber integrar la información de las distintas plataformas en un informe.
Sin importar la razón por la que hayas perdido de vista los pormenores de tu marca, es de vital importancia rectificar, ya sea poniendo más atención al foco de problema o implementando un sistema de apoyo que facilite la tarea.
Si es la primera opción, no será fácil. Dependiendo la magnitud de la empresa, es probable que a pesar que se le ponga empeño a analizar y controlar cada aspecto de ella, de igual forma se pierda información. Es por ello que la mejor opción es la segunda: usar una herramienta de soporte que agilice la actividad y disminuya los errores -que por lo general son provocados por la intervención humana.
Herramientas de control
El uso de computadores, teléfonos inteligentes y tabletas es imprescindible en la actualidad, y aprovecharlos para mejorar procesos empresariales es una de las tantas formas de acoplar la tecnología al entorno laboral.
No obstante, además de utilizar dispositivos tecnológicos, también es necesario incorporar herramientas que faciliten el trabajo, en especial si se desea controlar alguna área específica de la empresa.
Conoce Global Check, una aplicación de auditoría virtual
Global Metrics es conocido por aplicaciones como Real Time Customer Service, que funciona como un sistema de alarma para gestionar los reclamos de los clientes; Employee Voice que fomenta la comunicación de los colaboradores para potenciar la atención al cliente; o incluso Customer Voice, un sistema de emojis que les permite a los clientes valorar su experiencia a través de un divertido método de participación.
Aplicaciones que pueden agilizar muchos procesos de tu empresa y mejorar la relación entre tus empleados y clientes. Sin embargo, en esta oportunidad te hablamos de Global Check, una aplicación que ayuda a controlar el cumplimiento de protocolos que cada empleado realiza desde su computadora, teléfono o Tablet. Entre sus beneficios se encuentran:
- Posibilidad de realizar auditorías virtuales desde cualquier lugar del mundo.
- Realizar checklist con los colaboradores para analizar e informar el avance de su protocolo.
- Accesibilidad en distintos dispositivos, como lo son teléfonos, tabletas y computadoras.
- Se puede aplicar a distintas áreas empresariales, como seguridad, higiene, control de stock, control de canales digitales y muchos más.
- Es posible anticipar problemas gracias a su sistema de alerta que notifica cuando hay alguna anomalía.
- Realizar reportes en tiempo real para controlar el rendimiento de los encargados de cada tarea.
- Llevar control del cumplimiento de protocolos realizados por cada participante.
- Integrar los distintos canales de la empresa.
- Verificar el rendimiento de todos los canales.
Conclusión
¿Realmente la tecnología puede ayudar a llevar un control de cada proceso empresarial? Si y no. No todas las herramientas tecnológicas pueden apoyarte en este propósito, pero eso no significa que no puedas encontrar una que sí. Aplicaciones como Global Check son una clara representación del tipo de instrumento que una empresa debe tener para gestionar cada uno de los pasos realizados por sus empleados, sin importar que tenga más de un canal.
Lo genial de esto es que, si estás buscando un software que te ayude a controlar el cumplimiento de protocolos de tus empleados, desde distintos dispositivos, entonces debes probar Global Check. Esta herramienta es muy versátil y fácil de usar, y lo mejor de todo es que permite integrar diferentes áreas laborales, por lo que es posible garantizar que los clientes queden satisfechos y que los objetivos están siendo cumplidos.
Si necesitas saber más sobre cómo medir los indicadores más importantes para tu negocio y cómo utilizar la información obtenida ingresa en globalmetrics.io/contacto/
